Registrierkassenpflicht: Was auf Unternehmen (KMUs) zukommt
veröffentlicht am in http://www.format.at/ von Anneliese Proissl / TPA Horwath
Welche Unternehmen von der Registrierkassenpflicht betroffen sind, ab welchen Umsatzgrenzen diese gilt, welche Ausnahmen es gibt, was der Staat bei der Anschaffung dazuzahlt, was als Barumsatz gilt, was auf dem Beleg stehen muss, wann die Registrierkassenpflicht beginnt und was bei einem Ausfall zu tun ist.
Ab 1. Jänner 2016 kommt es für Unternehmen, die Barzahlungen und Zahlungen mit verbreiteten unbaren Zahlungsmitteln entgegen nehmen, zu einschneidenden Veränderungen. Jedes Unternehmen ist ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, jede einzelne Bareinnahme einzeln aufzuzeichnen. Dafür muss, bis auf wenige Ausnahmen, eine Registrierkasse eingesetzt werden. Unternehmer sind zudem ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, jedem Kunden für dessen Einkauf einen Beleg auszuhändigen. Dieter Pock, Steuerexperte bei TPA Horwath, informiert, worauf es bei der Registrierkassenpflicht im Detail ankommt.
Bis 2016 reichte für Kleinunternehmen meist die Kassasturz-Methode
Zwar mussten Unternehmen mit Bareinnahmen diese schon bisher einzeln aufzeichnen, allerdings durften Unternehmer, deren Umsätze im Jahr 150.000 Euro nicht überstiegen, die Losungen vereinfachend nach der sogenannten Kassasturz-Methode ermitteln. Dabei wird das Bargeld am Ende des Tages mit dem Bargeldbestand bei Eröffnung des Geschäfts verglichen. Der Zuwachs, bereinigt um die Einlagen und Entnahmen, entspricht der Tageslosung.
Unternehmer, die diese Umsatzgrenze überschritten haben oder trotz geringeren Einnahmen freiwillig Einzelaufzeichnungen führen, haben beispielsweise ein Kassabuch geführt , Paragon-Durchschriften aufbewahrt, oder qualifizierte Stricherllisten verwendet. Eine weitere Form der Dokumentation von Bareinnahmen war schon bisher jene mithilfe einer Registrierkasse. Bisher waren Registrierkassen jedoch nicht verpflichtend.
Pflicht: Einnahmen und Ausgaben ab 1 Euro einzeln aufzeichnen
Registrierkassen sind ab 2016 Pflicht. Damit ändern sich die Verpflichtungen was Aufzeichnung von Bareinnahmen betrifft grundlegend. Im Gegensatz zur bisherigen Rechtslage sind Unternehmen ab 2016 verpflichtet, Einnahmen ab dem 1. Euro einzeln festzuhalten - und das täglich. Aufgrund der allgemeinen Belegerteilungspflicht (siehe unten) kommen für die Losungsermittlung ohne Registrierkasse nur mehr Rechnungs- oder Paragon-Durchschriften in Frage. Die Kassasturz-Methode ist bis auf wenige Ausnahmen nicht mehr zulässig. Pock: „Viele Kleinbetriebe, die bisher ihre Losungen mit Kassasturz-Methode ermitteln durften, sind ab 2016 de facto gezwungen, ihre betrieblichen Abläufe umzustellen. Bei einem zeitkritischen Buffetbetrieb etwa muss das Inkasso in Zukunft anders organisiert werden, um den Aufzeichnungspflichten und der neuen Belegerteilungspflicht zu genügen.“ Die Verpflichtung zur Aufzeichnung jeder einzelnen Bareinnahme und -ausgabe trifft Betriebe genauso wie Steuerpflichtige mit außerbetrieblichen Einkünften, wie etwa Vermieter.
Wer von der Registrierkassenpflicht betroffen ist
Ab dem 1. Jänner müssen alle Steuerpflichtige, die betriebliche Einkünfte erzielen (Selbständige, Gewerbetreibende, Land- und Forstwirte) und die bestimmte Umsatzgrenzen überschreiten, eine Registrierkasse zur Aufzeichnung ihrer Bareinnahmen verwenden. Zu den Betroffenen zählen alle Branchen, die Bareinnahmen erzielen. Dazu zählen beispielsweise Handel, Ärzte, Physiotherapeuten, Notare, Rechtsanwälte und andere Freiberufler, Masseure, Friseure, Nagelstudios, Handwerker wie Elektriker, Installateure, Fliesenleger usw., Hotels, Restaurants oder etwa Kartenbüros.
Steuerpflichtige mit betrieblichen Einkünften sind, verpflichtet, ihre Bareinnahmen mit einer elektronischen Registrierkasse aufzuzeichnen. „Elektronische Registrierkasse“ ist dabei ein Sammelbegriff für alle elektronischen Datenverarbeitungssysteme, die elektronische Aufzeichnungen zur Losungsermittlung und Dokumentation von einzelnen Barumsätzen erstellen. Dabei kann es sich um „Standalone“-Geräte (zB Registrierkassengeräte, Einzelplatz-Computerkasse) handeln, aber auch um serverbasierte Aufzeichnungssysteme (zB Kassensysteme mit mehreren Eingabestationen, Systeme zur Abwicklung von Online-Geschäften) , Waagen mit Kassenfunktion oder Taxameter. Betriebe müssen ihre Bareinnahmen unter folgenden Voraussetzungen mit einem solchen System einzeln erfassen:
• der Jahresumsatz 15.000 Euro überschreitet und
• die Barumsätze jährlich 7.500 Euro überschreiten.
„Betriebe, die ab 2016 der Registrierkassenpflicht unterliegen, sollten sich unverzüglich um die Auswahl eines geeigneten Systems kümmern oder sich informieren, ob ein bereits verwendetes System auch die neuen Anforderungen ab 2016 und 2017 erfüllt. Es ist damit zu rechnen, dass es wegen der großen Nachfrage Engpässe bei der zeitgerechten Lieferung und Installation von Registrierkassen bis 31.12.2015 gibt", empfiehlt TPA Horwath Steuerexperte Pock.
Welche Umsätze als Barumsätze gelten
Bemerkenswert ist dabei, welche Umsätze künftig als Barumsätze gelten: So werden nicht nur Zahlungen mit Bargeld als Barumsätze betrachtet, sondern auch Zahlungen mit Kreditkarte, Bankomat (Maestrokarte), anderen vergleichbaren elektronischen Zahlungsmitteln und Zahlung mittels Gutscheinen, Bons oder Geschenkmünzen. Nicht als Barumsätze gelten Zahlungen per Banküberweisung.
Wann die Registrierkassenpflicht beginnt
Die Registrierkassenpflicht tritt mit Beginn des vierten Monats nach Ablauf des Zeitraums für die Voranmeldung ein und in dem die Grenzen von 15.000 Euro Umsatz erreicht bzw. überschritten und 7.500 Euro Barumsatz erstmals überschritten werden. Für Unternehmer, die ihre Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich erstatten, beginnt die Registrierkassenpflicht somit zu Beginn des vierten Monats nach jenem Monat, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden. Wird die Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise erstattet, beginnt die Registrierkassenpflicht erst mit Beginn des vierten Monats nach Ablauf des Quartals, in dem die Umsatzgrenzen erstmals überschritten werden.
Die Registrierkassenpflicht endet nur, wenn die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr unterschritten werden und aufgrund besonderer Umstände absehbar ist, dass diese Grenzen auch künftig nicht überschritten werden. Solche besonderen Umstände können beispielsweise eintreten, wenn jener Betrieb, der Barumsätze erzielt, aufgegeben wird. In diesem Fall endet die Registrierkassenpflicht mit Beginn des Jahres nach dem Jahr der erstmaligen Unterschreitung der Grenzen.
Wann der Kassasturz weiterhin erlaubt ist
Die Möglichkeit die Losung mittels Kassasturz zu ermitteln, besteht zwar auch weiterhin, aber nur noch äußerst eingeschränkt. Unternehmer, die Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straße und Plätzen oder an anderen öffentlichen Orten ohne Verbindung zu fest umschlossenen Räumlichkeiten erzielen („Kalte-Hände-Umsätze“), dürfen weiterhin diese vereinfachte Methode zur Ermittlung der Losung anwenden. Beispiele: Maronibrater oder fahrende Eisverkäufer. Diese Methode ist allerdings nur dann zulässig, wenn die Umsatzgrenze von 30.000 Euro pro Jahr nicht überschritten wird. Ist der Jahresumsatz höher, gilt auch für diese Unternehmer Registrierkassenpflicht. Auch für begünstigte Körperschaften wie gemeinnützige Vereine und bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten ist unter bestimmten Umständen eine vereinfachte Ermittlung der Losung zulässig.
Erleichterungen für Online-Shops und mobile Firmen
Online-Shops sind, unabhängig von der Höhe des Umsatzes, von der Registrierkassenpflicht ausgenommen, soweit keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld unmittelbar an den Leistungserbringer erfolgt und eine im Wege einer Online-Plattform abgeschlossene Vereinbarung zugrunde liegt.
Mobile Gruppen (das sind Unternehmen, die ihre Leistungen außerhalb einer Betriebsstätte erbringen) müssen, sofern sie die Umsatzgrenzen überschreiten, diese Umsätze nicht sofort mit einer mobilen Registrierkasse erfassen. Stattdessen müssen sie dem Kunden bei Barzahlung einen Beleg aushändigen. Es reicht zunächst, wenn sie eine Durchschrift dieses Belegs aufbewahren. Nach Rückkehr in die Betriebsstätte müssen die Einnahmen „ohne unnötigen Aufschub“ einzeln in der Registrierkasse erfasst werden. Diese Vereinfachung betrifft Unternehmer, wie zum Beispiel fahrende Masseure oder Tierärzte.
Verpflichtende Sicherungseinrichtung ab 2017
Um Manipulationen vorzubeugen, ist ab 1. Jänner 2017 für elektronische Registrierkassen eine elektronische, kryptographische Sicherung vorgeschrieben. Dazu müssen die Registrierkassen mit einer sogenannten Signaturerstellungseinheit ausgestattet sein. Das ist ein Gerät, das elektronische Signaturen für einzelne Datensätze aus der Registrierkasse erstellen und zur Speicherung mit den Daten der Registrierkasse liefern kann. Dazu benötigt jeder Unternehmer ein Zertifikat, das von einem zertifizierten Dienstleister (österreichische Anbieter derzeit A-Trust und Global Trust) erworben werden muss. Damit werden die einzelnen Barumsätze digital signiert und sind so gegen Manipulationen geschützt. Die Signaturerstellungseinheit und das Zertifikat müssen bis spätestens 31. Dezember 2016 über Finanzonline registriert werden.
Was bei einem Ausfall der Registrierkasse zu tun ist
Bei jedem Ausfall einer Registrierkasse müssen die Barumsätze in einem Betrieb mit mehreren Registrierkassen auf einer anderen Registrierkasse erfasst werden. Steht eine weitere Registrierkasse nicht zur Verfügung, sind die Barumsätze händisch zu erfassen und Zweitschriften aufzubewahren. Nach der Behebung des Fehlers müssen die Belege in der elektronischen Registrierkasse nacherfasst werden, die Zweitschriften der Barumsätze müssen aber dennoch aufbewahrt werden.
Welche Daten bei Prüfungen besonders wichtig sind
Elektronische Registrierkassen müssen ein sogenanntes Datenerfassungsprotokoll führen. Betriebe sind verpflichtet, das Datenerfassungsprotokoll mindestens vierteljährlich auf einem externen elektronischen Medium zu sichern und diese Sicherungen dauerhaft aufzubewahren. Darüber hinaus muss die Registrierkasse das Protokoll bei Prüfungen des Finanzamts jederzeit auf Verlangen exportieren können. Zu jedem Monatsende müssen die Zwischenstände des Umsatzzählers ermittelt, signiert und im Protokoll gespeichert werden. Am Ende jedes Kalenderjahres müssen die Monatsbelege ausgedruckt, geprüft und aufbewahrt werden.
Ab 2016 muss jeder Kunde einen Beleg erhalten
Unternehmer müssen künftig jedem Kunden, der eine Barzahlung (Bargeld, Kreditkarte, Maestro-Zahlung, andere vergleichbare elektronische Zahlungsmittel, Gutschein-, Bon- Geschenkmünzen und dergleichen) leistet, einen Beleg ausstellen. Der Kunde ist verpflichtet, den Beleg anzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen. Die Belegerteilungspflicht gilt für alle Unternehmer ab dem 1. Euro Umsatz, ausgenommen für jene Unternehmer, die ihre Umsätze mit der vereinfachten Losungsermittlung („Kassasturz-Methode“) ermitteln dürfen.
Was ein Beleg beinhalten muss
Der vom Unternehmer ausgestellte Beleg muss zumindest folgende Angaben enthalten:
• eindeutige Bezeichnung des Unternehmers,
• eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben wird
• den Tag der Ausstellung des Belegs
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistungen
• den Betrag der Barzahlung.
Wird der Beleg mit einer elektronischen Registrierkasse erstellt, sind zusätzlich weitere Angaben nötig:
• Kassenidentifikationsnummer
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
• Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
• Inhalt des maschinenlesbaren Codes (ab 1.1.2017) entweder als QR-Code oder als alphanumerischer Code
Darüber hinaus müssen auf Rechnungen die Angaben laut Umsatzsteuergesetz enthalten sein (zB UID-Nummer des leistenden Unternehmers).
Steuerliche Erleichterungen für Anschaffung oder Aufrüstung
Investitionen für eine Registrierkasse können sofort im Jahr der Anschaffung bzw. Umrüstung in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Darüber hinaus kann bei Anschaffung eines neuen Systems bzw. bei Umrüstung eines bestehenden Systems eine Prämie beantragt werden. Diese Prämie ist steuerfrei und beträgt zumindest 200 Euro. Verfügt ein Kassensystem über mehrere Erfassungseinheiten, stehen Unternehmen je 30 Euro pro Erfassungseinheit, mindestens aber 200 Euro zu. Die Prämie gilt für Anschaffungen bis Ende 2016.
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